Rilevazione AGID sulla gestione documentale: scadenza 31 dicembre
Guida tecnica ragionata per Dirigenti scolastici e DSGA
Il 31 dicembre rappresenta un tassello fondamentale tra le scadenze annuali AGID, come l’aggiornamento degli obiettivi di accessibilità a marzo e della dichiarazione a settembre. Questa scadenza, legata alla rilevazione sulla gestione documentale, si inserisce in un quadro più ampio di adempimenti che garantiscono trasparenza e conformità. In questo articolo, guidiamo i dirigenti scolastici e i DSGA nel rispondere con consapevolezza a questa tappa annuale.
Anche quest’anno le istituzioni scolastiche sono chiamate a compilare la rilevazione AGID sullo stato di attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, un adempimento che non ha natura meramente statistica, ma che rappresenta un vero e proprio autocontrollo di conformità gestionale e normativa.
La rilevazione, predisposta da Agenzia per l'Italia Digitale (AGID), va letta come una verifica ex post della correttezza dell’intero sistema di gestione documentale dell’ente pubblico scuola: ciò che viene dichiarato deve essere dimostrabile, sostenuto da atti formali e coerente con le prassi operative quotidiane.
Questa guida nasce con un obiettivo preciso: non limitarsi a suggerire le risposte “giuste”, ma spiegare perché quelle risposte sono corrette, a condizione che la scuola abbia effettivamente strutturato il proprio sistema documentale in modo conforme.
Le risposte suggerite presuppongono l’effettiva adozione degli atti indicati. In assenza di tali atti, la risposta corretta potrebbe essere diversa.
Per compilare il form di rilevazione bisogna andare sull’apposita sezione predisposta al link https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/ con accesso tramite SPID ed indicazione del codice IPA della propria amministrazione (es: istsc_rmic123456) e qualificandosi come “Responsabile Gestione Documentale della Pubblica Amministrazione di appartenenza” nel caso del Dirigente scolastico e di “Delegato alla compilazione per la PA di appartenenza” nel caso del DSGA o altro personale scolastico, preferibilmente con delega formalizzata.
1. L’Amministrazione ha istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del TUDA (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa), indicando anche l’Area Organizzativa Omogenea (AOO)?
Risposta SI perché tutti i gestionali di protocollazione utilizzati nelle scuole sono organizzati secondo suddetta normativa.
2. Per ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO), l’Amministrazione ha nominato il Responsabile della gestione documentale, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche?
Risposta SI, nella scuola esiste un’unica Area Organizzativa Omogenea e la nomina sicuramente sarà stata attivata nei confronti del Dirigente Scolastico.
3. Il provvedimento di nomina del Responsabile della gestione documentale è stato pubblicato sul sito istituzionale dell’Amministrazione?
Risposta SI, suddetto atto deve essere pubblicato in Albo (Pubblicità legale) e in Amministrazione Trasparente, Disposizioni generali, Atti generali, Atti amministrativi generali.
4. In caso di più Aree Organizzative Omogenee (AOO), l’Amministrazione ha nominato il Coordinatore della gestione documentale?
Risposta NON APPLICABILE in quanto la scuola ha una sola AOO.
5. Il provvedimento di nomina del Coordinatore della gestione documentale è stato pubblicato sul sito istituzionale?
Risposta NON APPLICABILE in quanto la scuola ha una sola AOO.
6. L’Amministrazione ha adottato, con provvedimento formale, il Manuale di gestione documentale?
Risposta SI, il Manuale deve essere adottato formalmente.
7. Il Manuale di gestione documentale è pubblicato in una sezione chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione Trasparente”?
Risposta SI, in Amministrazione Trasparente, Disposizioni generali, Atti generali, Atti amministrativi generali. E’ necessario inserire il link del file pubblicato.
8. L’Amministrazione ha adottato, con provvedimento formale, il Manuale di conservazione?
Risposta SI, anche questo manuale deve essere adottato formalmente.
9. Il Manuale di conservazione è pubblicato in una sezione chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione Trasparente”?
Risposta SI, in Disposizioni generali, Atti generali, Atti amministrativi generali. E’ necessario inserire il link del file pubblicato.
10. L’Amministrazione aggiorna il Manuale di gestione documentale e il Manuale di conservazione in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti?
Risposta SI, il Manuale è uno strumento vivo ed attuale che regolamenta la gestione dei documenti digitali della scuola.
11. Nel Sistema di gestione informatica dei documenti (SGID), l’Amministrazione:
SI - registra e gestisce i documenti amministrativi indipendentemente dalle modalità di formazione;
SI - registra e gestisce istanze, dichiarazioni e comunicazioni;
SI - gestisce i repertori, gli albi, gli atti, e tutti i i dati se prodotti come documenti informatici
12. Il Sistema di gestione informatica dei documenti (SGID) garantisce:
SI - l’univoca identificazione e autenticazione degli utenti;
SI - l’accesso selettivo agli utenti abilitati;
SI - il tracciamento permanente di qualsiasi evento di modifica delle informazioni?
13. In riferimento al documento amministrativo informatico, il file XML della segnatura di protocollo è conforme allo schema previsto dall’Allegato 6 delle Linee guida?
Risposta SI, tutti i fornitori di segreteria digitale producono XML conforme.
14. L’Amministrazione coinvolge periodicamente il personale, attraverso corsi di formazione e attività di aggiornamento professionale, in merito alle tematiche relative alla gestione documentale e alla conservazione?
Risposta SI, la scuola ha obbligo di formare il personale. Come esempio si consiglia di indicare i corsi tenuti dai formatori sui gestionali di protocollazione e gestione documentale.
15. L’Amministrazione effettua la valutazione di interoperabilità dei formati di file in uso, facendo riferimento a quelli indicati nell’allegato 2 alle Linee guida?
Risposta SI, la scuola ha obbligo periodico, attraverso personale tecnico, di effettuare questa verifica.
16. L’Amministrazione ha individuato ulteriori formati utilizzati per la formazione di documenti, in relazione a specifici contesti operativi, non riconducibili all’Allegato 2 delle Linee guida?
Risposta SI, in genere se ne occupano i gestori dei sistemi e deve essere descritto nel manuale.
17. L’Amministrazione ha predisposto procedure di riversamento per i formati obsoleti, al fine di garantirne l’accessibilità e la leggibilità nel tempo?
Risposta SI, in genere se ne occupano i gestori dei sistemi e deve essere descritto nel manuale.
18. L’Amministrazione ha previsto una procedura di verifica di integrità, assenza di macroistruzioni o codice eseguibile, compatibilità del formato elettronico e requisiti di sicurezza per i documenti informatici prima della registrazione nel SGID?
Risposta SI, in quanto i sistemi non accettano formati potenzialmente pericolosi.
19. Il Sistema di gestione informatica dei documenti (SGID) dell’Amministrazione è integrato con il sistema di protocollo informatico?
Risposta SI, nei sistemi comunemente adottati dalle scuole si ha questo tipo di integrazione.
20. Il Sistema di gestione informatica dei documenti (SGID) storicizza le informazioni annullate o modificate nell’ambito delle attività di registrazione?
Risposta SI, nei sistemi comunemente adottati dalle scuole per le gestionali documentali si ha organizzazione in tal senso.
21. Il sistema di protocollo informatico assicura l’associazione dei metadati previsti per la registrazione di protocollo, oltre alla generazione e all’associazione di metadati rilevanti ai fini amministrativi, gestionali e di conservazione, in conformità con gli schemi di metadati riportati nell’allegato 5 delle Linee guida?
Risposta SI, i tipici gestionali documentali prevedono l’uso dei metadati. Si auspica che il personale sia attento nell’inserimento in quanto i metadati sono fondamentali per effettuare ricerche di documenti in modo efficace.
22. L’Amministrazione ha ritenuto sufficiente associare ai propri documenti e aggregazioni documentali informatiche l’insieme di metadati riportato nell’allegato 5 alle Linee guida?
Risposta SI, l’insieme di metadati è sufficiente per le attività scolastiche.
23. L’Amministrazione individua, nel Manuale di gestione documentale, i documenti soggetti a registrazione particolare?
Risposta SI, nel Manuale è prevista la registrazione particolare di alcune categorie di documenti.
24. Per i documenti soggetti a registrazione particolare, l’Amministrazione assicura lo stesso insieme minimo di metadati previsto per il documento amministrativo informatico?
Risposta SI, nel Manuale è riportata suddetta previsione.
25. In caso di blocco accidentale o programmato del sistema di protocollo informatico, sono state definite le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la durata e il recupero delle registrazioni manuali?
Risposta SI, nel Manuale di protocollazione, allegato al Manuale di gestione documentale, sono previste le modalità operative nel caso che il sistema di protocollo non sia utilizzabile.
26. L’Amministrazione ha predisposto, come allegato al Manuale di gestione documentale, il Piano di classificazione?
Risposta SI, il Titolario, ovvero piano di classificazione, è un allegato del Manuale.
27. Il Responsabile della gestione documentale verifica periodicamente la rispondenza del Piano di classificazione ai procedimenti amministrativi, alle attività e agli affari in essere e procede, ove necessario, al suo aggiornamento?
Risposta SI, è un compito del responsabile.
28. Il Sistema di gestione informatica dei documenti (SGID) consente di gestire le variazioni del Piano di classificazione attraverso:
SI - aggiunta di nuove partizioni;
SI - impedimento dell’eliminazione di partizioni associate a documenti archiviati;
SI - disattivazione di indici non più attuali;
SI - storicizzazione le variazioni;
SI - gestire la sostituzione dell’intero Piano di classificazione.
29. L’Amministrazione documenta la propria attività procedendo e gestendo le aggregazioni documentali informatiche (ADI), tramite le funzioni del Sistema di Gestione Informatica dei documenti (SGID)?
Risposta SI, è attività tipica della gestione dei fascicoli.
30. L’Amministrazione ha predisposto, come allegato al Manuale di gestione documentale, il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali, integrato con il Piano di classificazione?
Risposta Si, è un allegato del Manuale.
31. L’Amministrazione ha individuato serie di documenti per la gestione delle registrazioni particolari informatiche, degli albi, degli elenchi e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti, riconosciuti da una norma?
Risposta SI, nell’ambito dell’organizzazione documentale della scuola, risultano individuate specifiche serie documentarie destinate alla gestione delle registrazioni particolari informatiche. Tali serie sono ricondotte a quanto previsto dalle Linee guida AGID e dalla normativa vigente, risultano descritte e governate nell’ambito del sistema di gestione informatica dei documenti e sono trattate nel rispetto dei principi di tracciabilità, integrità, riservatezza e protezione dei dati personali.
32. L’Amministrazione ha predisposto, come allegato al Manuale di gestione documentale, il Piano di conservazione, integrato con il Piano di classificazione e il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali, recanti le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di conservazione e con riferimento alle procedure di selezione e scarto?
Risposta SI, l’Amministrazione ha predisposto il Piano di conservazione quale allegato organico del Manuale di gestione documentale, in coerenza con il Piano di classificazione e con il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali. Il Piano di conservazione costituisce pertanto uno strumento essenziale per il governo consapevole del patrimonio documentale digitale dell’istituzione scolastica.
33. Il Responsabile della gestione documentale produce e trasmette al sistema di conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva, garantendone l’immodificabilità?
Risposta SI, questa è la procedura che garantisce l’immodificabilità dei files allegati al protocollo mediante l’invio in conservazione del registro giornaliero contenente l’impronta digitale dei files (hash).
34. Il Responsabile della gestione documentale provvede a trasmettere al sistema di conservazione, almeno una volta all’anno, i fascicoli e le serie documentarie, anche in relazione a procedimenti non conclusi, ai sensi dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD e delle Linee guida?
Risposta SI, in genere esistono procedure automatizzate di riversamento predisposte dai produttori software gestionali.
35. Ai sensi dell’art. 34, comma 1-bis del CAD, l’attività di conservazione è svolta:
NO - all’interno della propria struttura organizzativa;
SI - all’esterno della propria struttura organizzativa?
I gestionali tipici delle scuole si appoggiano a Conservatori a norma esterni.
36. Se l’attività di conservazione è affidata all’esterno, il soggetto conservatore è iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione AgID di cui al Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici?
Risposta SI, la conservazione documentale è affidata dai fornitori dei gestionali a società che sono iscritti al Marketplace di riferimento.
37. L’Amministrazione ha avviato progetti di dematerializzazione massiva?
Risposta tipica NO, purtroppo nella scuola non si hanno le risorse umane e le skill sufficienti all’applicazione della dematerializzazione massiva, ovvero alla conversione di quanto cartaceo in digitale.
38. A seguito di attività di dematerializzazione massiva, l’Amministrazione ha proceduto allo scarto degli originali analogici?
Risposta NO, non avendo avviata la dematerializzazione massiva non si è proceduto allo scarto degli originali cartacei.
39. La gestione dei flussi documentali in entrata, uscita o interni avviene tramite sistemi di Workflow Management (WFMS) integrati con il sistema di gestione informatica dei documenti (SGID)?
Risposta SI, ormai tutti i software di segreteria digitale hanno gestione integrata tra flussi documentali e workflow management.
40. Il Manuale di gestione documentale contiene, come parte integrante, il Piano per la sicurezza informatica per la parte di competenza?
Risposta SI, in genere è un allegato al Manuale.
41. L’Amministrazione ottempera alle misure minime di sicurezza ICT, emanate da AGID con Circolare del 18 aprile 2017 n. 2/2017?
Risposta SI, è un obbligo di legge, è essenziale per la sicurezza e protezione dei dati digitali e dei dati personali. L’attuazione e la supervisione sono a carico dell’Amministratore di sistema.
42. L’Amministrazione prevede opportune misure tecniche e organizzative in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del regolamento UE 679/2016 (GDPR)?
Risposta SI – Ovviamente il DPO supervisiona e indica al Dirigente le misure tecniche e organizzative idonee.
La gestione documentale digitale non rappresenta una rottura con la tradizione amministrativa, ma ne costituisce la naturale evoluzione, fondata sugli stessi principi che da sempre guidano l’azione della pubblica amministrazione: certezza giuridica, responsabilità, tracciabilità e corretto governo degli atti.
In questo percorso, la rilevazione AGID richiama implicitamente le istituzioni scolastiche a un innalzamento reale delle competenze del personale, non solo sul piano tecnologico, ma soprattutto sul versante documentale e amministrativo. Senza una crescita diffusa delle skills digitali e archivistiche, nessun sistema, per quanto evoluto, può garantire una gestione corretta e consapevole dei documenti.
Allo stesso tempo, la rilevazione sollecita un approccio sistematico e strutturato alla gestione documentale, che non può essere improvvisato né affidato alla prassi informale: manuali aggiornati, incarichi formalizzati, procedure definite e coerenti costituiscono l’ossatura imprescindibile di un sistema documentale affidabile e responsabile.
In tale contesto assume un ruolo centrale anche la corretta gestione del ciclo di vita del documento, inclusa l’attività di selezione e scarto documentale secondo il massimario, quale momento qualificante di governo dell’archivio e non come adempimento residuale o occasionale.
Infine, nessuna gestione documentale può dirsi completa senza un livello adeguato di sicurezza digitale, intesa non solo come protezione tecnologica dei sistemi, ma come insieme coordinato di misure tecniche, organizzative e procedurali, volte a garantire integrità, disponibilità e riservatezza delle informazioni.
Per queste ragioni, la rilevazione AGID non dovrebbe essere vissuta come un mero adempimento annuale, ma come un’occasione di verifica della maturità organizzativa dell’istituzione scolastica, utile a comprendere se la scuola governa realmente il proprio patrimonio documentale o se, al contrario, si limita a produrre documenti senza un disegno complessivo e consapevole.
Guide di Attilio Milli – DPO – Consulente IT - Formatore