Nota M.I.M. 01.09.2023, n. 3615
Nuove funzionalità di firma elettronica avanzata (FEA).
Il Piano di semplificazione per la scuola, presentato dal Ministro dell'istruzione e del merito in occasione del Consiglio dei Ministri del 20 aprile 2023, prevede, tra i diversi interventi in favore delle famiglie, degli studenti e delle istituzioni scolastiche, una specifica iniziativa funzionale ad evolvere la soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA), denominata "Sigillo".
Tale soluzione, messa a disposizione dal Ministero per tutte le istituzioni scolastiche, consente di velocizzare le attività amministrative svolte dalle segreterie (ad es. la sottoscrizione dei contratti da remoto), favorire le relazioni tra scuola, personale scolastico e soggetti esterni e garantire la conformità ai requisiti di gestione documentale.
La Firma Elettronica Avanzata può essere utilizzata dalle segreterie scolastiche per la gestione semplificata di diversi procedimenti amministrativi ed è conforme alle disposizioni normative in tema di gestione documentale.
Si invitano tutte le istituzioni scolastiche ad utilizzare questa nuova possibilità, anche in via sperimentale, come già accaduto nel caso di altre applicazioni del SIDI che hanno integrato la FEA (si veda ad es. la procedura "Commissioni Web").
Tra gli ambiti di applicazione e di utilizzo della FEA si evidenziano:
• la gestione dei contratti del personale docente immesso in ruolo per l'a.s. 2023/24, in assegnazione provvisoria, come esplicitato dalla nota n.3895 del 31 agosto 2023 della Direzione Generale per il personale scolastico
• la gestione dei contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente ed ATA
Con riferimento ai contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente ed ATA è già disponibile in esercizio un aggiornamento delle procedure di cooperazione applicativa. Tale aggiornamento consente al dirigente scolastico e al personale docente o ATA di firmare digitalmente il contratto di lavoro, mediante l'utilizzo del sistema ministeriale di FEA "Sigillo".
Ciò premesso, la nuova funzionalità in parola comporta immediati benefici, in quanto consente, in modo semplice di:
- dematerializzare la copia originale cartacea del contratto;
- formalizzare il rapporto di lavoro in modalità digitale ed in remoto, senza necessità che il supplente si rechi fisicamente presso l'istituzione scolastica per la firma del contratto di lavoro;
- migliorare ed efficientare l'organizzazione delle attività del dirigente scolastico e della segreteria.
Il solo requisito richiesto, per i soggetti firmatari, è quello di essere in possesso di identità digitale SPID o CIE.
Il passaggio all'uso della firma elettronica potrà avvenire con gradualità, in modo da permettere a codeste istituzioni scolastiche di familiarizzare con la nuova modalità operativa, anche in riferimento alle proprie esigenze organizzative. La possibilità di firmare i contratti digitalmente è al momento opzionale e può essere attivata selezionando uno specifico flag all'interno delle procedure, anche per singolo contratto.
Si ritiene utile riepilogare sinteticamente il flusso di lavoro, qualora si intenda avvalersi delle nuove funzionalità:
- inserimento dei dati contrattuali a sistema;
- scelta della modalità di firma con FEA;
- convalida prospetto R-1/R-2: la procedura si occupa di inviare automaticamente il contratto al sistema Sigillo per l'apposizione della firma elettronica avanzata;
- firma delle parti contraenti, opportunamente informate da specifica messaggistica inviata via mail da parte del sistema Sigillo;
- download del contratto firmato elettronicamente da Sigillo e protocollazione, utilizzando i normali applicativi in dotazione alla scuola;
- invio al sistema NoiPA per il pagamento.
Per un maggior dettaglio si rinvia al documento allegato alla presente nota. In caso di mancata attivazione dell'opzione di firma con FEA, il flusso di lavoro, attualmente previsto, non subirà alcuna modifica.
L'iniziativa rientra, inoltre, nell'ambito degli interventi individuati dal responsabile per la transizione digitale del Ministero e delle scuole (RTD). È possibile consultare la sezione del sito istituzionale del RTD, disponibile al seguente indirizzo: https://www.istruzione.it/responsabile-transizione-digitale/firma- elettronica-avanzata.html, per approfondire le possibilità offerte dal suddetto sistema di firma.
La scrivente direzione prevede, inoltre, di organizzare a breve uno specifico webinar di cui si darà notizia attraverso gli usuali canali di comunicazione.
Come sempre, sono disponibili tutti gli strumenti di supporto, qualora si necessiti di chiarimenti o assistenza:
- manuale utente e guida rapida, presenti nell'area SIDI "Documenti e manuali => Gestione rapporti di lavoro personale scuola in cooperazione applicativa con MEF";
- numero verde di assistenza: 800903080;
- Help Desk amministrativo contabile. Si ringrazia per la consueta collaborazione.
Allegato -Documento FEA