Nota M.I. 10.03.2021, prot. n. 5465
Nuovo applicativo per la gestione del processo di acquisto delle Istituzioni scolastiche - "Sistema di Gestione degli Acquisti" (SGA).
La Direzione per le Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali, considerata la costante evoluzione della normativa in materia di acquisti (D.Lgs 50/2016; D.Lgs. 56/2017; Legge 55/2019 di "Decreto Sblocca Cantieri"; D.L. "Semplificazioni"), ha avviato un percorso per supportare le Istituzioni scolastiche nell'espletamento delle attività amministrative di maggiore complessità.
Nell'ambito di tale percorso sono stati attivati numerosi interventi, tra i quali la realizzazione di un nuovo applicativo per la gestione del processo di acquisto, denominato "Sistema di Gestione degli Acquisti" (di seguito anche "Sistema" o "SGA"), che sarà messo a disposizione di tutte le Istituzioni scolastiche a decorrere dal 10 marzo p.v. Tale Sistema si pone l'obiettivo di standardizzare ed omogeneizzare le attività di approvvigionamento su tutto il territorio nazionale, rispondere all'esigenza di determinare ex ante i fabbisogni di beni, servizi e lavori, e gestire in maniera più efficiente le risorse economiche a disposizione.
A partire dalla suddetta data, pertanto, le Istituzioni scolastiche potranno accedere al nuovo applicativo SGA, tramite la sezione "Gestione finanziario-contabile" del SID, selezionando "Sistema di Gestione degli Acquisti".
L'applicativo SGA è stato realizzato anche grazie al contributo professionale di alcune Istituzioni scolastiche che hanno condiviso le proprie conoscenze al fine di giungere alla definizione di regole, modalità e procedure che fossero funzionali alle specifiche esigenze organizzative e gestionali di tutte le Istituzioni scolastiche.
In particolare, l'applicativo supporta le Istituzioni scolastiche per le seguenti fasi del processo di acquisto:
- Programmazione (Art. 21, D.Lgs 50/2016);
- Avvio;
- Aggiudicazione;
- Stipula del contratto;
- Esecuzione del contratto.
Inoltre, SGA consente di monitorare le procedure programmate, avviate ed aggiudicate, i contratti stipulati e gli importi fatturati dall'Istituzione scolastica.
Il Sistema consente altresì di predisporre documentazione automatizzata, con riferimento a:
i. Determina di acquisto (affidamento diretto, ai sensi dell'art. 1, comma 2, lett. a), del D.L. 76/2020, mediante richiesta di preventivi);
ii. Determina di acquisto (affidamento diretto, ai sensi dell'art. 1, comma 2, lett. a), del D.L. 76/2020, mediante trattativa diretta MEPA);
iii. Verbale di regolare esecuzione (beni, servizi e lavori).
Si fa presente che il "Sistema di Gestione degli acquisti" è integrato al "Bilancio Integrato Scuole", pertanto, per le Istituzioni scolastiche che ad oggi utilizzano il BIS, è possibile reperire ed aggiornare le informazioni relative all'Anagrafica Fornitori ed utilizzare le voci del Piano delle destinazioni come supporto alla fase di Programmazione degli acquisti.
Il "Sistema di Gestione degli Acquisti" è altresì integrato alla "Fatturazione elettronica", pertanto è possibile tramite l'inserimento delle fatture, monitorare l'erosione contrattuale.
Per supportare le Istituzioni scolastiche nell'utilizzo dell'applicativo, la scrivente Direzione metterà a disposizione apposito materiale info/formativo, che sarà costituito dal manuale utente per l'utilizzo del Sistema, da una guida online consultabile all'interno dell'applicativo e da un apposito oggetto multimediale con contenuti audio-video.
Si ricorda, infine, che in caso di quesiti di volti ad approfondire aspetti di natura amministrativo-contabile, è possibile richiedere assistenza scrivendo all'Help Desk Amministrativo Contabile, tramite la sezione Gestione Finanziario - Contabile del SIDI, mentre per le questioni di natura tecnica, è possibile contattare il Service Desk al seguente numero verde 800.903.080.