I documenti di acquisto (fatture e note di credito) possono essere acquisite sia tramite scansione del documento cartaceo sia con altre modalità, a condizione che i files garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.

Lo chiarisce l’Agenzia delle Entrate con due risoluzioni del 30 luglio 2009, la n. 195/E e la 196/E, con le quali viene ribadita la possibilità di convivenza, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche. È, pertanto, possibile che alcune della fatture ricevute come documenti analogici siano conservate con i metodi tradizionali ed altre, ricevute da un unico fornitore, siano dematerializzate e conservate in maniera sostitutiva, seguendo le regole fissate dal D.M. 23 gennaio 2004.

Non esiste, inoltre, alcun vincolo temporale per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare, né tale vincolo sussiste per il completamento del procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti analogici, fermo restando l’obbligo per il contribuente di garantire l’ordine cronologico delle registrazioni e l’assenza di soluzioni di continuità per periodo d’imposta dei documenti conservati.

Infine, non sono prescritte specifiche modalità di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva né per la sua revoca. Sarà, inoltre, sempre possibile tornare, in un secondo momento, a conservare i documenti in forma cartacea.